Home Office

Die Arbeit im Home Office ist für viele Menschen zum Alltag geworden. Vor allem durch die Corona-Pandemie sind viele Unternehmen dazu übergegangen, ihren Mitarbeitern das digitale Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber können große Nutzen aus dem digitalen Arbeiten ziehen. Unternehmen müssen nicht zwingend Arbeitsplätze stellen und können viele Kosten einsparen.

Arbeitnehmer hingegen können sich ihre Zeit freier einteilen und durch das Home Office Steuer einsparen. Beispielsweise können Sie in Ihrer nächsten Steuererklärung die Kosten eines Arbeitszimmers als Betriebsausgaben angeben und somit das Home Office absetzen. Allerdings müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beim Thema Home Office einige Regeln beachten, um unter anderem Datenschutz und Daten Sicherheit zu gewährleisten.

Worauf ist beim Datenschutzgesetz im Home Office zu achten?

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, mit personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz Grundverordnung verantwortungsvoll umzugehen. Um einen ausreichenden Schutz zu erreichen, sollte das Unternehmen eine Datenschutzerklärung erstellen, die alle Mitarbeiter zu unterschreiben und einzuhalten haben.

Besonders Unternehmen, die in ständigem Kundenkontakt stehen, tragen eine große Verantwortung. Die Arbeitnehmer müssen vor allem darauf achten, dass die Daten nur autorisierten Personen zugänglich sind und vor Schäden oder Manipulationen gesichert sind. Befinden sich die Mitarbeiter im Home Office, können die Daten und die Technik nicht ständig durch den Arbeitnehmer kontrolliert werden.

Somit sollten die Unternehmen mit den Mitarbeitern vorher bestimmte Regelungen getroffen haben, um den Home Office Datenschutz zu gewährleisten:

• Es sollten Unternehmensserver genutzt werden
• Daten dürfen nicht über persönliche Speicherorte gesichert oder synchronisiert werden
• Es sollte ausschließlich der dienstliche E-Mail-Server verwendet werden
• Dienstliche Passwörter dürfen nicht auf privaten Endgeräten gespeichert werden

Da durch das Home Office die Arbeit mehr in das private Leben eindringt, soll das Home Office Gesetz Arbeitnehmer entlasten. Sie sollen davor geschützt werden, dass Unternehmen Arbeiten zu jeder Tageszeit einfordern. Sprechen Sie demnach die Arbeitszeiten ab und stellen Sie sich auf beiden Seiten auf flexibles Arbeiten im Home Office ein.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer selbst einiges dazu beitragen, dass sie Privates und Dienstliches trennen und im Home Office effizient arbeiten können, ohne ständig abgelenkt zu werden. Wichtig hierfür ist eine gewisse Home Office Ausstattung. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass dieser Arbeitsplatz den gesetzlichen Anforderungen genügt. Die Arbeit sollte nicht auf dem Wohnzimmersofa erledigt werden, sondern Ihnen sollte ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Ein angemessen hoher und komfortabler Stuhl sowie ein dazu passender Tisch mit ausreichend Arbeitsfläche steigert nicht nur die Produktivität, sondern ist auch wichtig, um Rückenschmerzen oder anderen gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorzubeugen. Außerdem sollte genügend Licht und Luft vorhanden sein. Ein Arbeitsplatz am Fenster, um regelmäßig richtig lüften zu können, ist ein weiterer wichtiger Faktor des Home Office.

Bei der Gegenüberstellung von Mobile Office vs. Home Office kristallisieren sich unterschiedlichste Vorteile und Nachteile für Arbeitnehmer, aber auch für die Arbeitgeber heraus. Während im Home Office der Arbeitsplatz festgelegt ist, kann die Mobilarbeit flexibler und von verschiedenen Orten aus erledigt werden. Arbeitgeber müssen für die Arbeit von zu Hause aus die erforderlichen Arbeitsmittel, aber teilweise auch Einrichtungsgegenstände bereitstellen. Für das mobile Arbeiten genügt oft schon ein Laptop oder ein Smartphone, sodass weniger Kosten entstehen. Jedoch ist es schwieriger, die Einhaltung des Datenschutzes regelmäßig zu kontrollieren.

Wegen der hohen Flexibilität und effizienten Nutzung der Zeit, auch während des Reisens, bietet das Mobile Office viele Vorteile, doch die Gefahr der Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeit wird deutlich erhöht. Die Bedingungen des Home Office und des Mobile Office sollten Sie daher vertraglich festlegen und regeln, sodass Unstimmigkeiten möglichst gering gehalten werden können.