Aktenvernichter – für die sichere Vernichtung und Entsorgung vertraulicher Dokumente
Wer vertrauliche Dokumente sowie Unterlagen druckt, möchte diese ungern mit einem einfachen Zerreißen in den Papierkorb werfen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Ein Aktenvernichter zerschneidet Papierblätter in einzelne kleine Schnipsel, sodass Dokumente nicht mehr lesbar sind. Dieser Vorgang ist sicher und sorgt für zuverlässige Diskretion.
In unserem Ratgeber erklären wir Ihnen, was es alles zu beachten gilt, wenn Sie einen Aktenvernichter kaufen möchten. Wir zeigen Ihnen die unterschiedlichen Partikelschnitte, Sicherheitsstufen sowie Schutzklassen und was es in puncto Aktenvernichter mit der DSVGO auf sich hat.
Was ist der Unterschied zwischen Streifenschnitt und Partikelschnitt?
Bei der Suche nach einem passenden Gerät können Sie sich wahlweise für einen Aktenvernichter mit Streifenschnitt oder mit Partikelschnitt entscheiden.
Streifenschnitt: Ein Aktenvernichter mit Streifenschnitt zertrennt ein Dokument in einzelne Streifen, welche je nach Gerätetyp zwischen 2 und 12 mm breit sind. Die Sicherheitsstufe ist bei derartigen Geräten um einiges kleiner als bei einem Gerät mit Partikelschnitt. Dafür arbeitet der Aktenvernichter mit Streifenschnitt aber auch ein wenig schneller.
Partikelschnitt: Beim Partikelschnitt wird das Papier zusätzlich quer durchtrennt. Das Ergebnis sind kleine Partikel, die je nach Sicherheitsstufe unterschiedlich groß ausfallen (mehr dazu im unteren Abschnitt zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen). Aktenvernichter mit Partikelschnitt eignen sich vor allem für Unternehmen, welche häufig mit sehr vertraulichen Unterlagen arbeiten.
Aktenvernichter Schutzklassen und Sicherheitsstufen
Möchten Sie einen Aktenvernichter online kaufen, sehen Sie in den Produkteigenschaften häufig Begriffe wie beispielsweise Sicherheitsstufe P-5 und verschiedene Schutzklassen. Doch was hat es genau damit auf sich? Wir erklären Ihnen den Unterschied!
Schutzklassen
Die Aktenvernichter Schutzklassen reihen die einzelnen Sicherheitsstufen unter sich ein. Insgesamt gibt es 3 Schutzklassen.
- Schutzklasse 1: Sie bietet einen normalen Schutz für interne Daten. Zu ihr zählen die Sicherheitsstufen P-1 bis P-3.
- Schutzklasse 2: Hoher Schutz ist für vertrauliche Daten geeignet, welche nicht von Dritten gesehen werden sollten. Hier reihen sich die Sicherheitsstufen P-3 bis P-5 ein.
- Schutzklasse 3: Haben Sie besonders vertrauliche Informationen und Daten vorliegen, bietet diese Klasse einen sehr hohen Schutz. Inbegriffen sind die Sicherheitsstufen P-5 bis P-7.
Sicherheitsstufen
Die Aktenvernichter Sicherheitsstufe ist von P-1 bis P-7 eingeteilt. Je höher die Vertraulichkeit von Dokumenten ist, desto stärker müssen die Papierschnipsel zerkleinert werden. Grundsätzlich handelt es sich bei den Sicherheitsstufen P-1 bis P-2 um Streifenschnitt, während P-3 bis P-7 Partikelschnitte sind.
Sicherheitsstufe P-1:Für allgemeines Schriftgut, das nur grob unlesbar gemacht werden soll. Dazu gehören beispielsweise Prospekte oder Infozettel.Max. Streifenbreite von 12 mm.
Sicherheitsstufe P-2:
Interne Unterlagen werden unleserlich zerschnitten und entwertet. Max. Streifenbreite von 6 mm.
Sicherheitsstufe P-3:
Unterlagen und Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Informationen. Max. Partikelgröße 240 mm².
Sicherheitsstufe P-4:
Dokumente und Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten, die meist personenbezogen sind. Max. Partikelgröße 30 mm².
Sicherheitsstufe P-5:
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen wie Wettbewerbsunterlagen, Strategiepapiere, etc. Max. Partikelgröße 12 mm².
Sicherheitsstufe P-6:
Diese Stufe eignet sich ebenfalls für geheim zu haltende Informationen wie bei P-5, nur dass die Partikel hier nochmals kleiner sind.Max. Partikelgröße 10 mm².
Sicherheitsstufe P-7:
Die höchste Stufe für strengst geheime Daten. Derartige Dokumente müssen äußerst vertraulich behandelt werden und finden beispielsweise beim Militär oder Geheimdienst Verwendung. Max. Partikelgröße 5 mm².
Was ist beim Kauf von einem Aktenvernichter zu beachten?
Wenn Sie sich einen Aktenvernichter online kaufen möchten, sollten Sie auf einige wichtige Merkmale achten.
Schreddern von weiteren Materialien: Standardmäßig ist ein Schredder für das Zerkleinern von Papier geeignet. Sie haben darüber hinaus aber auch noch die Möglichkeit, andere Datenträger aus verschiedenen Materialien zu vernichten. Dazu gehören CDs, DVDs und Kreditkarten. Ob eine derartige Funktion verfügbar ist, zeigen Hersteller in ihren Produktbeschreibungen.
Volumen Auffangbehälter: Je nach Schredder Modell können Sie sich wahlweise für einen kleinen, mittleren oder großen Auffangbehälter entscheiden. Machen Sie sich hierbei Gedanken darüber, wie viele Dokumente täglich zerkleinert werden, beziehungsweise wie viele Personen in Ihrem Büro damit arbeiten werden.
Schneidleistung in Seiten: Jeder Aktenvernichter kann eine bestimmte Anzahl an Seiten gleichzeitig zerkleinern. Kleine Geräte schreddern zwischen 6 und 9 Blätter,während große bis zu 15 Blätter schaffen. Professionelle Aktenvernichter für große Büroräume leisten sogar bis zu 60 Blätter mit einem Mal.
Automatischer Energiesparmodus: Nach einer gewissen Zeit der Inaktivität schalten sich Aktenvernichter vollständig ab, um den Energieverbrauch zu reduzieren. Sobald die Einschaltautomatik aktiviert wurde, ist das Gerät aber wieder vollständig einsatzbereit.
Autostart: Steckt der Anwender Papier in den Einzug, wird ein kleiner Hebel betätigt, welcher das Gerät automatisch einschaltet. Wird kein Papier mehr nachgelegt, schaltet sich das Gerät automatisch ab.Die Abschaltautomatik schaltet den Aktenvernichter automatisch aus, sobald der Motorblock vom Behälter angehoben oder die Klappe zum Auffangbehälter geöffnet wird.
Überhitzungsschutz: Vor allem kleinere Aktenvernichter für den privaten Gebrauch schalten nach einiger Zeit automatisch ab, um sich vor Überhitzung zu schützen. Bereits nach einigen Minuten kann es weitergehen. Große Aktenvernichter für Büros und Unternehmen schalten hingegen seltener ab. Achten Sie dabei auf die maximale Dauerbelastung in Minuten. Diese liegt je nach Gerät zwischen 2 und 10 Minuten.
Papierstau auflösen: Papierstau kann entstehen, wenn das Papier zum Beispiel schräg oder zerknittert in den Einzug gezogen wird. Für solche Fälle sind viele Geräte mit einer speziellen Funktion ausgestattet, um den Stau zu beseitigen. Häufig kommt dabei ein Rückwärtsgang zum Einsatz, welcher per Knopfdruck aktiviert wird. Das gestaute Papierbündel fährt somit zurück nach oben und kann herausgezogen werden.
Schnittart: Je nach Modell zerschneidet ein Aktenvernichter Papier in Streifen oder kleine Partikel. Grundsätzlich ist ein Partikelschnitt (auch Kreuzschnitt genannt) um einiges sicherer, da er sensible Informationen weitestgehend unkenntlich macht. Das ist vor allem für Unternehmen und Selbstständige wichtig, welche einen Aktenvernichter besitzen müssen, der die Vorgaben der DSGVO erfüllt.
Aktenvernichter und die DSGVO
Auch die Vernichtung von Datenträgern ist in die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) einbezogen. Dies gilt vor allem für Unternehmen und Büros. Sie sollten besonders darauf achten, dass Sie sich einen DSGVO-konformen Aktenvernichter kaufen.
- Vorerst ist zu klären, wer alles einen DSGVO-konformen Aktenvernichter besitzen muss. Dazu gehören alle Betriebe, Vereine, Einzelunternehmer und freiberufliche Selbstständige mit Sitz in Europa. Gleichzeitig müssen Unternehmen einen DSGVO konformen Aktenvernichter besitzen, welche nicht in der EU sitzen, aber personenbezogene Daten und Dokumente von EU-Bürgern verarbeiten.
- Unter der Verarbeitung personenbezogener Daten versteht sich die Sammlung und Speicherung. Diese dienen unter anderem zur Identifikation einer jeweiligen Person. Also Wohnort, Name, Geburtsdatum, etc.
- Ein Aktenvernichter gilt erst dann als DSGVO-konform, wenn dieser mindestens über die Sicherheitsstufe P-3 verfügt. Er muss also kleine Papierpartikel erstellen, es dürfen keine normalen Streifen sein! (P-2 und P-3). Sämtliche persönliche Inhalte dürfen nicht mehr rekonstruierbar und nachvollziehbar sein. Ein DSGVO-konformer Aktenvernichter muss also die Schutzklasse zwischen P-3 und P-7 aufweisen und darf nicht darunter liegen.
