Registrierkassen – ideale Arbeitshilfe in Einzelhandel und Gastronomie
Eine Registrierkasse ist eine professionelle und effiziente Lösung zur Aufzeichnung von Verkäufen im Handel und der Gastronomie. Sie ermöglicht eine lückenlose Buchführung und vermindert Rechenfehler, Übertragungsfehler und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sich die ungeduldigen Kunden aufstauen. Eine Sharp Registrierkasse bietet beispielsweise oft die praktische Möglichkeit, zahlreiche Preise nach Warengruppen sortiert einzuspeichern.
Welche Funktionen erfüllt eine Registrierkasse?
Diese Zwecke erfüllt eine Registrierkasse im täglichen Gebrauch:
- Berechnung des Endbetrags der jeweiligen Transaktion
- Einspeichern von Preisen, sortiert in Warengruppen
- Druck der Kassenbons
- Aufbewahrung des Geldes in einer abschließbaren Geldschublade
- Speicherung der Programmdaten und Verkaufsdaten auf vorschriftsgemäßer SD-Karte
In der Registrierkasse wird natürlich auch das Wechselgeld gelagert, oft auch über Nacht. Polizei und Versicherungswirtschaft empfehlen, außerhalb der Öffnungszeiten die Registrierkasse zu leeren und offenstehen zu lassen. Wenn sie offensteht, kann im Falle eines Einbruchs verhindert werden, dass die Kasse aufgebrochen und beschädigt wird.
Worauf ist bei Registrierkassen zu achten?
Seit dem 1. Januar 2017 ist die GDPdU in Kraft, eine alle Kassensysteme betreffende Regelung. Diese fordert, dass alle Einzeldaten in elektronischer Form für 10 Jahre aufzubewahren sind. Eine korrekt und ordnungsgemäß geführte Buchhaltung wird ermöglicht durch eine Registrierkasse, die GDPdU und GoBD entspricht. Die GoBD regelt die Anforderungen an die Dokumentation von geschäftlichen Interaktionen, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem sowie Prozesse und Systeme.
Besonders wichtig:
Ab dem 1. Januar 2020 gelten für Registrierkassen zudem die neuen Kassenvorschriften, kurz KassenSichV.
Um diesen zu entsprechen, benötigt Ihre Registrierkasse eine sogenannte SD-WORM-Karte. WORM steht hierbei für „Write Once Read Many“: Das bedeutet, Daten können lediglich hinzugefügt werden, nicht jedoch geändert oder gelöscht.
Die Sicherheit der Registrierkasse vor Manipulation muss nachweislich belegbar sein.
Doch auch bei der Nutzung der Kasse ist einiges zu beachten: So muss etwa ein Geschäftsvorfall möglichst bei Bestellung, spätestens jedoch bei Leistungserbringung mit der Registrierkasse erfasst werden. Selbst, wenn eine Zwischenspeicherung außerhalb der Registrierkasse erfolgt, ist eine zusammenfassende Erfassung bei Bezahlung grob fehlerhaft. Einen Geschäftsvorfall nicht oder erst nachträglich in die Registrierkasse einzugeben, ist bereits eine Steuerhinterziehung.
Registrierkassen in der Gastronomie
Ist der Einsatzbereich der Registrierkasse Gastronomie, ist es wichtig, die Preise einer gegebenenfalls umfangreichen Speisekarte abbilden und über das Kassensystem den Bedienern einzelne Buchungen zuordnen zu können. Funktionen wie das Zusammenlegen und Aufteilen von Rechnungen werden hier ebenfalls benötigt. Über die, mit der Registrierkasse erstellten, Bons kann auch die Küche über die Bestellungen informiert werden. Hierzu gibt es bei zahlreichen Registrierkassen die Möglichkeit zur Erstellung eines gesonderten Bons.
In der Gastronomie ist die Nutzung einer Registrierkasse aus einem weiteren Grund oft faktisch verpflichtend: Wenn ein Restaurantbetrieb Belege für Bewirtungskosten ausstellt, werden diese nur anerkannt, wenn sie maschinell erstellt wurden, durch eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse.
Welche Eigenschaften sollte eine gute Registrierkasse haben?
Wenn Sie eine Registrierkasse kaufen, ist es wichtig, dass sie im Alltag einfach angewendet werden kann und alle Funktionen hat, die Sie benötigen. Denn neben den gesetzlichen Vorgaben, die eine Registrierkasse erfüllen muss, sollte sie auch Ihren individuellen Anforderungen entsprechen.
Bei einem kleinen Unternehmen, das nur wenige unterschiedliche Waren verkauft, kann es beispielsweise ausreichen, wenn die Registrierkasse 8 Warengruppen und 1 Bediener speichern kann. Bei einer größeren Warenauswahl oder mehreren Bedienern ist eine Kasse mit mehr Speichermöglichkeiten die bessere Wahl.
Einige Registrierkassen haben außerdem einen Festpreis-Speicher oder PLU-Speicher. Hier können Sie für jede Ware einen Code festlegen, der nur noch eingetippt werden muss. Wenn Sie jedoch hauptsächlich Waren mit Strichcodes abkassieren, sollte ein Barcodescanner an die Registrierkasse angeschlossen werden können.
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