Telefone
Telefon – praktische und schnelle Kommunikation an jedem Arbeitsplatz
Das Telefon ist aus der heutigen Berufslandschaft nicht mehr wegzudenken. Im Büro wird es für die Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten verwendet. Es kann mit einem integrierten Tool für die Aufnahmen von Nachrichten bei Abwesenheit dienen oder in einer Kombination mit Fax auch für eine visuelle Übertragung von Daten verwendet werden.
Im Büro ist es üblich, dass jeder Arbeitsplatz mit einem Telefon ausgestattet ist. Werkstätten oder Produktionsbetriebe beschränken sich meist auf ein Gerät im Raum, da die Mitarbeiter weniger telefonieren. Praktisch sind Geräte mit einer Basisstation und mehreren Handteilen, die sich wie ein Handy mitnehmen lassen. Bevor Sie ein Telefon kaufen, lesen Sie im folgenden Ratgeber, welche Modelle und Bauvarianten es gibt. Entscheiden Sie dann, welches Gerät gut zu Ihren Bedürfnissen passt.
Welche Arbeitsplätze sollten mit einem Telefon ausgestattet sein?
Ein Telefon sollte heute in jedem Raum verfügbar sein, in dem sich Mitarbeiter längere Zeit aufhalten. Das können sowohl Büros als auch Produktionsstätten sein. Über das Telefon lassen sich Anweisungen mitteilen oder Störungen direkt an den Service melden. Bei Notfällen ist ein stationär vorhandener Telefonapparat wichtig, um schnell Hilfe anzufordern. Je nach Größe des Betriebes genügt ein einzelner Apparat oder man benötigt mehrere Geräte mit unterschiedlichen Rufnummern.
Damit diese Geräte optimal vernetzt sind und Sie bei den Rufnummern nach außen nicht zu viel Gebühren zahlen, kann eine zentrale Anlage zur Verwaltung dieser Anschlüsse sinnvoll sein. Über diese Anlage lassen sich mehrere Telefone mit einer internen Rufnummer verwalten, auch wenn nur ein externer Telefonanschluss vorhanden ist. Faxgeräte oder Multifunktionsdrucker mit Fax besitzen häufig einen integrierten Telefonanschluss, der sich über Lautsprecher oder über einen klassischen Hörer bedienen lässt. Mit diesem Gerät sind schnelle Rücksprachen möglich, um zum Beispiel den Empfang zu bestätigen oder weitere Dokumente anzufordern.
Klassische Anwendungsszenarien für ein Telefon:
- Büros wie Verwaltungen, Kanzleien, Personalabteilung, öffentliche Einrichtungen
- Marketing, Verkauf, Einkauf, Logistik
- Werkstätten, Produktionsbetriebe
- Kundendienst, Callcenter, Dienstleister
- Beratungsfirmen
- Freiberufler, Kleinunternehmer
- Ladengeschäft im stationären Handel
Welche Modelle und Sets sind für Ihre Telefonanlage verfügbar?
Stellen Sie zuerst fest, wie viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ein Telefon benötigen. Sind in nächster Zeit weitere Einstellungen und eine Erweiterung der Firma geplant? Dann wäre eine Skalierbarkeit der Anlage wichtig. Möchten Sie diese Geräte mit einem festen Anschluss versehen oder sollen sie als mobile Handteile oder Funkgeräte verwendbar sein? Außerdem sind Anschlüsse für Fax oder Multifunktionsgeräte einzuplanen, falls diese im laufenden Betrieb benötigt werden. Im Shop finden Sie einzelne Telefone oder Sets mit mehreren Geräten, wie zum Beispiel:
Neben der technischen Ausstattung spielt das Design eine Rolle, wenn Sie in Ihren Geschäftsräumen repräsentative Aufgaben erfüllen möchten. Wählen Sie Geräte in einem modernen Design aus, wenn Sie Ihr Büro entsprechend eingerichtet haben. Für eine renommierte Kanzlei oder ein Notariat können Telefone im Vintagelook eine schicke Ergänzung zu antiken Möbeln sein. Wichtig ist hierbei, dass die Geräte gut in der Hand liegen und auch bei langem Telefonieren nicht zu schwer werden. Wer sehr viel telefoniert, kann sich mit passendem Zubehör die Arbeit erleichtern.
Welches Zubehör für das Telefon gibt es?
Mit einem Telefonschwenkarm wird mehr Platz auf dem Schreibtisch geschaffen. Das Telefon muss nicht auf dem Tisch stehen, sondern kann auf dem Schwenkarm frei über dem Platz schweben. Dieses Zubehörteil ist außerdem praktisch, wenn sich mehrere Kollegen einen Apparat teilen. Je nachdem, wer das Gespräch führt, wird der Schwenkarm von einem Arbeitsplatz zum nächsten bewegt.
Ein Telefonkabelentwirrer ist sehr praktisch, um die Leitungen zu schonen und Zeit zu sparen. Diese nützlichen kleinen Tools werden einfach zwischen Telefonkabel und Hörer gesteckt. Sie verfügen in ihrem Inneren über einen Drehmechanismus, welcher sich bei jeder Bewegung des Hörers mitbewegt. So kann sich das Kabel nicht mehr verdrehen und liegt immer schön ordentlich auf dem Platz. Sie sparen Zeit und Nerven, die Sie sonst mit dem lästigen Entwirren der Leitung verbrauchen mussten.
Zusatz-Mobilteile und Ladeschalen verwenden Sie, um Ihre Anlage zu erweitern. Kommen neue Mitarbeiter hinzu oder wollen Sie weitere Büros einrichten? Mit diesen Geräten ist das schnell und kostengünstig erledigt. Sie lassen sich auch dann nutzen, wenn der entsprechende Raum keinen Telefonanschluss hat. Sparen Sie das Verlegen von Leitungen oder das Anmelden eines neuen Anschlusses ein, indem Sie mehrere Mobilteile für einen Anschluss verwenden. Das ist natürlich nur praktikabel, wenn die Mitarbeiter nicht alle gleichzeitig telefonieren müssen.
Folgende Telefon-Zubehörteile sind für Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes sinnvoll:
- Telefonkabelentwirrer
- Telefonschwenkarm mit Ablagefläche
- Zusätzliche Ablagen für Telefonschwenkarme
- Zusatz-Mobilteile
- Headsets mit oder ohne Kopfhörer und Mikro
- Ladeschalen für Mobilteile
Hilfe bei der Einrichtung Ihres Telefons
Wer in seinem Betrieb eine Anlage mit mehreren Telefonen einrichten möchte, sollte sich fachkundige Hilfe dafür holen. Neben der Telefonie benötigen die meisten Firmen auch einen Anschluss für das Internet, der sich zum Teil auch für das Telefonieren und natürlich für die Kommunikation per E-Mail, Chat oder Videotelefonie nutzen lässt. Kompetente Mitarbeiter oder ein Servicedienstleister richten die Anlage individuell ein. Bevor Sie dieses beauftragen, analysieren Sie die Struktur Ihres Unternehmens und listen die zu erfüllenden Wünsche auf. Hilfreich für die Planung sind folgende Informationen:
- Anzahl der Räume bzw. Büros mit gewünschtem Telefonanschluss
- Anzahl der Telefone pro Raum
- Wie viele Mitarbeiter sollen gleichzeitig nach außen telefonieren können?
- Wie viele Faxgeräte werden an welchen Stellen benötigt oder sollen diese abteilungsübergreifend genutzt werden?
- Sind Spezialtelefone für Personen mit körperlichen Einschränkungen nötig?
- Soll es Notfalltelefone mit einer besonderen Kennzeichnung geben?
- Welche Leitungen sind intern bereits vorhanden? (Kabelanschlüsse, Internet, Telefonanschlüsse)
Mit dieser Checkliste lässt sich weitgehend klären, welcher Bedarf in Ihrem Unternehmen besteht. Die passenden Telefone sowie praktisches Zubehör für einen reibungslosen Betrieb finden Sie in einer großen Auswahl in unserem Onlineshop.